Ochrana osobních údajů

Zásady ochrany osobních a dalších zpracovávaných údajů

Tento dokument popisuje hlavní principy ochrany osobních údajů zpracovávaných společností MEDIA FACTORY Czech Republic a.s. v souladu s platnými právními předpisy, zejména zákonem o ochraně osobních údajů a nařízením Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „obecné nařízení o ochraně osobních údajů“).

Kdo zpracovává Vaše údaje?

Společnost MEDIA FACTORY Czech Republic a.s., se sídlem Žerotínova 1133/32, 130 00 Praha 3, Česká republika IČ: 26288311 (dále jen „Společnost“ nebo „my“), zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců, uchazečů o zaměstnání a kontaktních osob svých zákazníků a dodavatelů v roli Správce osobních údajů dle níže uvedených podmínek.

Společnost mimo to zpracovává také osobní údaje dalších osob v databázích projektů dodávaných zákazníkům v rámci výkonu své činnosti. Pro toto zpracování je správcem osobních údajů příslušný zákazník, Společnost je v roli Zpracovatele osobních údajů a na každé takové zpracování má uzavřeny patřičné Smlouvy o zpracování osobních údajů s příslušnými zákazníky, které specifikují rozsah, formu a účel zpracování a přesně specifikují povinnosti Společnosti při tomto zpracování. Činnosti Společnosti jako Zpracovatele osobních údajů nejsou předmětem tohoto dokumentu.

Jaké osobní údaje v roli Správce OÚ zpracováváme?

Zpracováváme pouze osobní údaje, které nám poskytnete v souvislosti s využíváním našich služeb. Jedná se o:

  • Údaje o zaměstnancích a spolupracovnících Společnosti:
    • rozsah zpracovávaných osobních údajů, podmínky zpracování, jeho forma a další aspekty jsou předmětem pracovních smluv nebo smluv o spolupráci a dále je specifikuje interní směrnice o zpracování osobních údajů, se kterou jsou tyto osoby seznámeny
  • Údaje o uchazečích o zaměstnání u Společnosti:
    • v průběhu jednání o spolupráci zpracováváme osobní údaje, které nám uchazeč poskytne sám nebo prostřednictvím portálů třetích stran pro zprostředkování nabídek práce, jako například jobs.cz
    • o uchazečích zpracováváme následující osobní údaje:
      • jméno a příjmení
      • bydliště
      • telefon
      • e-mail
      • životopis (může dále obsahovat korespondenční adresu, datum narození, fotografii atd.)
    • tyto osobní údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, který při odeslání žádosti o zaměstnání udělujete nám nebo pracovnímu portálu, a následně na základě oprávněného zájmu (jednání o pracovní smlouvě); pokud nedojde k uzavření pracovní smlouvy, zpracováváme vaše osobní údaje maximálně po dobu 3 let z důvodu možného obnovení jednání (v jejich průběhu však můžete svůj souhlas s dalším zpracováním osobních údajů odvolat), následně jsou tyto osobní údaje zlikvidovány
    • pokud je uzavřena pracovní smlouva, řídí se další zpracování osobních údajů pravidly platnými pro zaměstnance Společnosti
    • osobní údaje jsou zpracovávány elektronicky v zabezpečeném úložišti s řízením přístupu, který mají pracovníci HR oddělení a vedoucí pracovníci týmu příslušné pracovní pozice; v průběhu pracovních pohovorů jsou osobní údaje po omezenou dobu (v průběhu konkrétního jednání, maximálně po dobu 2 měsíců) dále zpracovávány ve fyzické podobě (vytištěný dokument pracovního životopisu), pokud po ukončení pracovních pohovorů nedojde k uzavření pracovní smlouvy, jsou fyzické dokumenty skartovány
  • Údaje o kontaktních osobách zákazníků a dodavatelů Společnosti:
    • v rámci výkonu své činnosti zpracováváme osobní údaje našich zákazníků a jejich kontaktních osob:
      • jméno a příjmení
      • telefon
      • e-mail
      • pracovní pozice nebo funkce
      • adresa sídla, korespondenční adresa, identifikační číslo, DIČ
    • tyto osobní údaje zpracováváme z důvodu plnění smlouvy a dodávky služeb
    • osobní údaje jsou zpracovávány elektronicky v CRM systému Společnosti po dobu trvání smluvního vztahu a dále 3 roky po jeho ukončení z důvodu možného obnovení spolupráce; následně jsou tyto osobní údaje vymazány
    • některé osobní údaje mohou být dále zpracovávány pro plnění zákonných povinností, například údaje kontaktní osoby uvedené na daňovém dokladu nebo na smluvních dokumentech – v takovém případě jsou tyto osobní údaje zpracovávány i v podobě fyzických dokumentů, které jsou odpovídajícím způsobem zabezpečeny, a jsou zpracovávány po dobu vyplývající z příslušných právních předpisů

Kdo má Vašim údajům přístup?

Vaše osobní údaje jsou u nás v bezpečí. Máme implementovány systémy správy osobních údajů, které zamezují neoprávněnému přístupu nebo manipulaci s osobními údaji, všechny počítačové systémy a úložiště jsou patřičně zabezpečeny a osoby, které mají k osobním údajům přístup, jsou poučeny a smluvně zavázány k jejich ochraně.

Pokud Vaše osobní údaje svěřujeme svým obchodním partnerům, jako například poskytovateli účetních služeb nebo prostřednictvím uložení do cloudového prostředí, pečlivě tyto partnery vybíráme, aby byli schopni zajistit takové technické a organizační zabezpečení Vašich údajů, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k Vašim údajům či k jejich jinému zneužití. S takovými partnery máme uzavřeny smlouvy o ochraně osobních údajů podle platných právních předpisů, ve kterých se k ochraně vašich osobních údajů zavazují, jsou vázáni k povinnosti mlčenlivosti a nesmějí využít poskytnuté údaje k žádným jiným účelům, než ke kterým jsme jim je zpřístupnili.

Potřebujeme Váš souhlas ke zpracování osobních údajů a jak a kdy ho můžete odvolat?

Pokud potřebujeme zpracovávat vaše osobní údaje nad rámec oprávněného zájmu nebo právní povinnosti, jsme povinni k takovému zpracování získat Váš dobrovolně udělený souhlas. Takový souhlas se zpracováním osobních údajů můžete kdykoli bezplatně odvolat, a to prostřednictvím zaslání emailové zprávy na adresu gdpr@mediafactory.cz

Odvolání souhlasu ale nemá vliv na zpracování osobních údajů, které zpracováváme na jiném právním základu, než je souhlas (tj. zejména je-li zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, právní povinnosti či z jiných důvodů uvedených v platných právních předpisech).

Jaká práva máte v souvislosti s ochranou osobních údajů?

Ve vztahu k Vašim osobním údajům máte zejména následující práva:

  • právo svůj kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů;
  • právo osobní údaje opravit či doplnit;
  • právo požadovat omezení zpracování;
  • právo vznést námitku či stížnost proti zpracování v určitých případech;
  • právo požadovat přenesení údajů;
  • právo na přístup k osobním údajům;
  • právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů v určitých případech;
  • právo na výmaz osobních údajů (právo být „zapomenut“) v určitých případech; a
  • další práva stanovená v zákoně o ochraně osobních údajů a v obecném nařízení o ochraně osobních údajů

Jak nás můžete kontaktovat?

V případě jakéhokoli dotazu na ochranu osobních údajů či odvolání souhlasu s dalším zpracováním Vašich osobních údajů nás kontaktujte písemně adrese sídla Společnosti uvedené v záhlaví tohoto dokumentu nebo e-mailem na adrese gdpr@mediafactory.cz